Docházkový systém Z-WARE

Docházkový systém jednoznačně identifikuje zaměstnance pomocí karty, čipu, popřípadě biometrických údajů. Docházkový terminál zaznamenává jednotlivé průchody a vlastní uživatelský software je zpracuje a upraví. Konečné výsledky je pak možno přímo importovat do mzdového programu.

Proč zavést tento systém?

Zavedení docházkového systému umožní nahradit tzv. píchací hodiny, docházkové sešity a knihy docházky. Slouží k automatickému snímání a evidenci příchodů, odchodů zaměstnanců, přerušení pracovní doby s následným informačním výstupem pro další využití. Odstraní ruční vyhodnocování podkladů a píchacích karet mistrům, vedoucím pracovníkům a mzdovým účetním. Umožní vedoucím pracovníkům okamžitý přehled o svých podřízených pracovnících. Zlepší využití efektivní pracovní doby pracovníků.

Čím se identifikují pracovníci?

Identifikace pracovníků je automatizovaná a provádí se bezkontaktními kartami nebo klíčenkami (Proxy, Mifare, Motorola, HID, Cotag, Indala, atd.), čipy Dallas, kartami s čárovým nebo magnetickým kódem.

Tyto prvky lze také využít jak v docházkových systémech, tak i v přístupových systémech a stravovacích systémech.

Jak docházkový systém funguje?

Základem docházkového systému je docházkový terminál umístěný na vrátnici, v provozu nebo jiném místě, na kterém zaměstnanci registrují příchody, přerušení pracovní doby, odchody a další docházková konta. Terminál může být propojen s docházkovým software několika způsoby. Nejčastěji je využíváno sériové rozhraní RS-232, RS-485 a dnes asi nejrozšířenější komunikace po síti (TCP/IP – Ethernet). Nově je nyní možno komunikovat i bezdrátově přes Wi-Fi. Rozhraní mezi terminálem a docházkovým softwarem tvoří komunikační SW DRouter. Tento se stará o on-line propojení softwarové a hardwarové části systému. Komunikace v docházkovém systému probíhá oboustranně (do terminálu – nové osoby, bilance, časové zóny, systémové konfigurace, atd. a z terminálu nové průchody). Tato všechna data jsou zpracována, přepočítána a uložena docházkovým SW. Pověření pracovníci si poté dle svých přístupových práv prohlížejí či upravují údaje buďto o všech nebo pouze o svých podřízených. Úpravy probíhají pomocí klientského software nebo přes webové rozhraní například z domova. Docházkový systém je možno rozšířit o přístupové terminály, pomocí nichž se mohou evidovat průchody jednotlivými prostorami, omezit přístupy personálně i v čase. K docházkovému systému mohou být také připojeny turnikety, pomocí nichž se opět vymezí pohyb zaměstnanců.

Uživatelský software pro evidenci docházky

Součástí docházkového systému je program Docházka M.S.O. pro Windows, který v evidenci docházky umožňuje:

• Volitelné zaokrouhlení komentářů se zadanou přesností (5, 10, 15, 30, 60 minut), přičemž zaokrouhlení lze nastavit odlišně pro příchod i odchod.
• Volitelné zaokrouhlení docházkových kont stejně jako komentářů s možností zaokrouhlit denní součet a každý záznam zvlášť.
• Nastavení přídavného časového limitu pro příchod na vzdálené pracoviště, převlečení, přípravu pracoviště apod. Limit může být jiný pro příchod i pro odchod, může být nastaven na jednotlivce i na celé skupiny.
• Víceúrovňový systém přístupových práv v síťové i lokální verzi, lze zakázat nebo povolit přístup k údajům vybraného organizačního útvaru a definovat práva pro prohlížení, úpravu atd., možnost nastavení editace i pro jednotlivá konta.
• Okamžitý přehled přítomnosti, jednoduchou volbou lze zjistit, zda je vybraná osoba právě přítomná nebo seznam a počet právě přítomných osob vybraného útvaru.
• Zpětný přehled přítomnosti – zjištění kdo a kdy byl přítomen.
• Sledování průchodů vybraným terminálem – okamžité zobrazování osob, které prošly zadaným terminálem, možnost filtrace dle data, času a počtu průchodů
• Hlídání průchodu vybrané osoby – v okamžiku jejího průchodu se zobrazí hlášení, přehraje se zvukový signál.
• Automatický záznam přestávek (v pevně stanovené době – např. 11:00-11:30 nebo v závislosti na odpracované době – např. po odpracování 4,5 hodiny).
• Možnost ručního označování přestávek na terminálu.
• Monitorování ručně provedených změn a oprav, možnost návratu k původním údajům před změnami, přehled kdo a kdy s programem pracoval a jaké operace prováděl.
• Možnost definování vlastních rozvrhů pracovní doby (směny, nepřetržitý provoz, pružná pracovní doba, pevná pracovní doba, apod.). U pravidelně se opakujících rozvrhů lze nastavit periodu opakování, není tedy nutné rozvrh definovat na celé období.
• Systém tzv. alternativních směn – pro každý den rozvrhu lze nadefinovat jednu hlavní a až tři alternativní směny. Podle času docházky osoby program rozhodne, na kterou směnu osoba nastoupila.
• Až čtyř úrovňové členění struktury firmy (podnik, divize, středisko, skupina). Pro každou úroveň struktury je možné zadat individuální nastavení – přídavný časový limit, sledování bilance, standardní model pracovní doby.
• Definice operací přerušení pracovní doby.
• Definice docházkových kont včetně nastavení způsobu zaokrouhlení, časového omezení.
• Automatické ukončování neúplných záznamů (např. odchod k lékaři, na služební cestu bez návratu) s možností automatického dopočtu, dle nastavení (tři časy příchodů, tři časy odchodů, u odchodu možnost dopočtu do úvazku)
• Automatické generování celodenních záznamů (pracovní neschopnost, vícedenní služební cesta atd.).
• Individuální definice svátků a výjimečných dnů, u svátku/výjimečného dne lze nastavit, pro který organizační útvar nebo kategorii osob platí. Rovněž je možné určit, které svátky/výjimečné dny se pravidelně opakují každý rok, odpadá tedy nutnost definovat pevné svátky pro každý rok zvlášť, možnost importu svátků na celý rok.
• Přenos přesčasů (kladné bilance) do následujícího měsíce s možností nastavení maximálního limitu přenášených hodin. Určení doby platnosti přenášených hodin, vyčíslení „propadnutých“ hodin.
• Automatický výpočet příplatků za práci v noci, v sobotu a neděli, během svátku apod.
• Rozlišování typů směn – ranní, odpolední, noční, mimořádná a jiná, speciální (9 druhů směn). Automatické výpočty je možné definovat ve vztahu k určité kategorii osob.
• Schvalování a podepisování údajů oprávněnou osobou před jejich exportem do mezd.
• Export údajů do mzdového programu s možností definice formátu a struktury dat.
• Export libovolných dat ze systému do formátu pdf, doc, xls, xml, opt.
• Import dat z Active directory, ze schránky a z textu.
• Možnost provozovat docházku přes internetový prohlížeč – sada PHP skriptů pro www servery.
• Modul vrátnice – možnost evidence návštěv.
• Modul vozidla pro správu a evidenci údajů o firemních vozidlech.
• Personální modul – možnost vedení personální agendy jednotlivce.
• Telefonní seznam.

Co když vypadne elektrický proud? Jak jsou terminály připojeny?

K systému je dodáván záložní zdroj, který umožňuje zachovat plnou funkci docházkového systému po dobu minimálně 24 hodin. Po vybití záložního zdroje se data obsažená v terminálu neztratí, pouze není možné s terminálem komunikovat a používat ho do té doby, než je dodávka elektrické energie obnovena.

Členění z hlediska způsobu připojení

• On-line – stálé propojení docházkového terminálu a stanice s průběžným přenosem dat oběma směry (každý průchod terminál automaticky po zaznamenání odešle ke zpracování).
• Off-line – dočasné spojení terminálu a stanice (přenos dat oběma směry jen po dobu připojení, např. modemem, pomocí diskety nebo přenosného počítače).
• On-line Ethernet – – docházkový terminál komunikuje s PC pomocí Ethernet rozhraní přes protokol TCP/IP. Každý terminál má má poté svoji specifickou IP adresu.
• On-line Wi-Fi – pomocí Wi-Fi modulu lze docházkový terminál připojit k AccessPointu nebo klasické Wi-Fi kartě v jakémkoli PC v síti. Terminál má v této variantě opět svoji specifickou IP adresu a komunikuje přes rozhrani TCP/IP.

Připojení z hlediska vzdálenosti

• RS 232 – (do 40 metrů) jen pro samostatný terminál
• RS 485 – (do 1200 metrů)
• Ethernetu a protokolu TCP/IP (do 100 metrů, terminál má poté svoji IP adresu)
• Pomocí Wi-Fi (podle členitosti terénu cca 500 metrů)

Co všechno je možno zadávat na terminálu?

Na docházkovém terminálu je možno zadávat příchod, odchod, služební cestu, služební pochůzku, oběd, nemoc, paragraf, OČR, návštěvu lékaře, náhradní volno, dovolenou a ostatní dle požadavku organizace. Celkem až 24 typů přerušení.

Uložená data o průchodech jsou v terminálu v zálohované SRAM (doba zálohování minimálně 10 let). Velikosti paměti 32KB až 512 KB, což znamená přibližně 4000 až 64000 průchodů.

Požadavky pro SW

Minimální: PC, Windows 98, Pentium-Class procesor, 128 MB RAM, 115 MB na disku, Super VGA rozlišení;

Doporučené: PC, Windows XP, Procesor 800 MHz a vyšší, 256 MB RAM a vyšší.

Konfigurace PC pro server se může značně lišit podle množství zpracovávaných dat v docházkovém systému, počtu současně připojených klientů, typu dat.

Validní XHTML 1.0 a CSS. Design © Blue Beret 2006–2008