Dotazy k docházkovému systému

Odpovědi na některé často se opakující dotazy k docházkovému systému:

Do jaké úrovně lze nastavit přístupová práva jednotlivých uživatelů? Lze např. zakázat volbu druhu pracovní doby a zároveň povolit volbu jednotlivých směn?

Základní přístupové úrovně: administrátor (může vše), personální správce (může měnit parametry zpracování docházky) a uživatel jsou kombinovány s oprávněními čtení, zápis, schválení a podpis přidělovanými pro určité organizační útvary (divize, střediska, skupiny apod.).

Např. uživatel s oprávněním personání správa může měnit druh pracovní doby pouze osobám z útvaru „XY“. Uživatel s oprávněním uživatel nemůže měnit druh pracovní doby žádné osobě, ale může upravovat záznamy docházky osobám útvaru „ab“a „cd“.

Jakým způsobem lze vytvořit nové typy průchodů, docházky (např. studijní volno)? Do jaké míry jsou průchodové čtečky programovatelné?

Softwarově (pro ruční zápis obsluhou) prakticky neomezeně. U průchodových čteček je možné využít tzv. rezervní komentáře. Na docházkovém terminálu jsou volná rezervní místa, která se dají využít pro speciální typy průchodů.

Zkrácený pracovní poměr (např. pracovní dny pouze po, út, st)?

Jde o standardní nastavení tzv. modelu + rozvrhu pracovní doby.

Je možno doplnit fotografie zaměstnanců do docházkového SW?

Ano, ve formátu .BMP, .GIF nebo .JPG, jsou uloženy do databáze systému.

Existuje Web klient?

Ano, na web serveru s podporou php. Klient slouží především pro prohlížení s omezenou možností editace údajů.

Jakým způsobem se zadává přechod jednoho typu absence na jiný typ absence (např. nemoc po dovolené)?

Standardně obsluha (uživatel s dostatečným oprávněním) změní důvod absence na požadovaný typ a to buď opravou původního záznamu nebo vymazáním a vložením nového záznamu. V závislosti na dalším nastavení může systém v následujících dnech automaticky vkládat stejný typ absence.

Způsob zadávání přesčasové práce – automaticky generovaná přesčasová práce / přesčasová práce podle uvážení vedoucích zaměstnanců (přímí zaměstnanci mají nárok na příplatky pokud pracovali přesčas, nepřímí zaměstnanci pouze pokud tak schválí nadřízený)? Vynulování automaticky generované přesčasové práce, příplatků (např. zaměstnanec přijde do práce v neděli, i když mu to nadřízený nenařídil)?

Standardně se vypočítává tzv. denní bilance (saldo pracovní doby) – nejedná se o přesčas, je to pouze doba, kterou může pracovník čerpat např. formou náhradního volna. U kladné bilance může oprávněný uživatel rozhodnout o jejím převodu do tzv. nařízeného přesčasu. Jako nařízený přesčas lze započítat veškerou dobu bilance nebo jen její libovolnou část. Převod bilance -> nařízený přesčas je možné provést ve vybraném dni nebo pro celé zpracovávané období (např. kalendářní měsíc, datum od – do). Je také možné nadefinovat týdenní a roční limit hodin nařízeného přesčasu. Při přesunu bilance do nařízeného přesčasu potom systém hlídá tyto limity a nedovolí jejich překročení.

V případě, kdy zaměstnanec přijde do práce v neděli (nebo kdykoliv mimo svůj rozvrh pracovní doby), jedná se o tzv. práci mimo směnu. Podle nastavení může být taková práce automaticky započítána do kladné bilance (salda) a dále přesunuta do hodnoty nařízeného přesčasu nebo systém může takovou dobu ignorovat (nezapočítávat). Ostatní úpravy (zda započítat/nezapočítat či proplatit/neproplatit) může provádět oprávněný uživatel.

Plánování docházky? Centrální zadání podnikové dovolené, kterou lze přepsat pouze pracovní neschopností?

K dispozici je možnost definování svátků nebo tzv. výjimečných dnů. Zde se definuje platnost v období od – do, zda se den opakuje každý rok (např. pevné státní svátky) nebo zda se jedná o jednorázovou záležitost (dovolená, Velikonoce). Dále je možné omezit platnost pro určitý organizační útvar a/nebo kategorie osob. Obsluha má možnost automaticky vložené záznamy o svátcích nebo dovolené dále upravovat nebo rušit. Lze definovat chování při souběhu – např. v den definovaný jako dovolená pracovník přijde do zaměstnání, pracovník je nemocný v den definovaný jako dovolená apod. Ruční zásahy obsluhy (oprávněných uživatelů) jsou vždy nadřazené automaticky vloženým údajům.

Převod salda pracovní doby do následujícího měsíce?

Lze definovat maximální převáděnou dobu – např. max. 50 hodin nebo třeba dobu (počet měsíců), během kterých pracovník musí dobu vyčerpat formou náhradního volna, jinak dojde k jejímu propadnutí = vynulování. Je-li stanovena platnost doby salda, systém dobu sleduje systémem FIFO, tj. nejstarší hodiny salda jsou čerpány nejdříve. Nastavení sledování bilance (salda) je možné definovat různě pro jednotlivé organizační útvary (divize, střediska, skupiny..). Převod salda lze také samozřejmě zakázat nebo je možné zakázat jeho převod na konci kalendářního roku z jednoho roku do druhého.

Možnost exportu do excelu? U všech sestav / pouze u některých sestav?

Převážnou většinu tiskových sestav je možné exportovat do XLS, CSV, DBF a HTML na datové úrovni – tj. exportují se primární data, která jsou v tiskové sestavě prezentována. Tj. výstup neobsahuje formátování, rámečky, nadpisy apod.

Při zakoupení volitelného modulu XFRX je možné veškeré sestavy exportovat do PDF, HTML, XML, v případě přítomnosti MS Office alespoň verze 2000 je možný export do DOC a XLS. V případě přítomnosti Open Office Org je možný export do .ODT. Při exportu pomocí modulu XFRX je výstupní soubor formátovaný – tj. vzhledově je prakticky stejný jako tisková sestava. V souborech XLS, DOC a ODT je proto většina údajů vložena jako objekt (textový rámec apod.)

Kromě exportu tiskových sestav je možný datový export do XLS, CSV, DBF a HTML z většiny programových modulů, kde se prohlížejí data v tzv. mřížce (gridu). Při exportu je možné vybrat požadovaná pole.

Možnost generování sestav docházky po dnech / kalendářních měsících / rocích?

Záleží na typu sestavy. Tam kde to má smysl je možný výběr období – např. leden 2004 až březen 2006, kde připadá do úvahy výběr pomocí rozsahu data, je možné zadat např. 15.02.2004 až 12.10.2006 atd.

Možnost rozdělení zaměstnanců do různých skupin (podle středisek, na přímé / nepřímé, podle stupně hierarchie v organizační struktuře)? Je možné takové rozdělení využít následně pro filtrování v následně vytvořené sestavě (např. nemocnost pouze nepřímých zaměstnanců)?

Max. čtyřúrovňové členění organizační struktury – firma/divize/středisko/skupina. Dále možnost členění na max. 5 kategorií osob (např. THP, dělník režijní, dělník výrobní atd.), přístupové skupiny, stravovací skupiny. Sestavy a přehledy lze filtrovat pomocí organizačního útvaru a/nebo kategorie osob, případně pomocí modelu pracovní doby a platové třídy.

Vícestupňové potvrzování docházky (např. editor potvrdí příchody a odchody, ale nemůže potvrdit pracovní volna, která jsou potvrzována centrálně)?

Potvrzování funguje trochu jiným způsobem. Uživatel oprávněný zapisovat (upravovat) záznamem docházky může provést jakoukoliv změnu. Vybraná docházková konta (dle definice – např. dovolená, nemoc, náhradní volno) mohou vyžadovat tzv. schválení. Schválení může provést pouze uživatel s oprávněním alespoň „schválení“ nebo vyšší. Záznamy vyžadující schválení jsou graficky zvýrazněny a jsou odlišeny již schválené záznamy od dosud neschválených. Před exportem do mezd nebo uzavřením období je vyžadován tzv. podpis údajů. Ten může provést jen uživatel s oprávněním „podpis“, před podpisem musí být všechny záznamy docházky schváleny a nesmí obsahovat chyby.

Kontrola přečerpání zůstatku dovolených / studijního volna?

Ano, je to možné. U libovolných kont lze zadat tzv. fond, systém z tohoto fondu odečítá čerpání a zobrazuje zůstatek.

Historie změn? Sestava manuálních editací?

Ano, v přehledu manuálních editací je zobrazena informace o uživateli, který provedl změnu naposledy, v historii změn je detailní přehled o každé jednotlivé změně.

Je možno vytisknout např. 10 minut po začátku směny seznam nepřítomných a stav (jestli je u lékaře, dovolená, nebo ještě nevysvětlená absence)?

Ano, je to možné. Samozřejmě je možné vytisknout i seznam přítomných.

Je možnost následujících informací na displeji terminálu – jméno, datum, čas, stav konta hodin, druh průchodu (příchod, odchod, lékař..), v případě průchodu lékař nebo jiné nepřítomnosti automatické vrácení systému do stavu příchod/odchod (tak, aby se dále negeneroval všem zaměstnancům jen např. lékař)?

Ano, na displeji terminálu se zobrazují uvedené informace. Stavem "konta hodin" je zřejmě myšleno saldo (bilance). Terminál se automaticky vrací do výchozího stavu podle své konfigurace – např. do 12:00 příchod, potom odchod. Změna důvodu (komentáře) průchodu provedená pracovníkem tedy na terminálu nezůstane trvale nastavená.

Je možno vytisknout stav lidí podle počtu přesčasových hodin, dovolené (měsíčně nebo ročně)?

Konta dovolená, nemoc, služební cesta apod. (veškeré údaje, které se uvádějí u jednotlivých intervalů docházky) je možné zpracovat v přehledech pro libovolné období (rozsah data od-do).

Bilance (saldo pracovní doby) je tvořeno převodem z předchozího období +/- přírustek/úbytek v aktuálním období, tyto údaje nelze jednoduše sčítat.

Je možno určit limit hodin přesčasu (neuznávat nad určitý limit)?

Ano, je to možné pro jednotlivé osoby a pro celé organizační útvary.

Je možné automatické zálohování?

Ano, je možné, v libovolnou definovatelnou dobu s možností uchování libovolného počtu předchozích záloh.

Existují různé možnosti zaokrouhlování příchodů a odchodů v závislosti na různých pracovištích?

Obecné zaokrouhlování příchodů a odchodů je jednotné – tj. např. zaokrouhlení na 5 (10,15,30,60) minut je platné pro všechny osoby. Zaokrouhlení však lze vázat na např. začátek směny platné pro daný den, přičemž směny je možné definovat na každý den a pro každou osobu individuálně. Další možností ovlivnění časů zápočtu je použití pevných nebo pružných směn. V zásadě tedy je požadavek možný, i když ne přímo nastavením zaokrouhlování příchodů a odchodů.

Organizačním útvarům nebo jednotlivým osobám lze definovat přídavný časový limit (čas přípravy, úklidu, cesty na pracoviště), který se připočte nebo odečte od skutečného času příchodu/odchodu.

Je možno nastavení zaokrouhlování v rámci dne a v rámci měsíce – lze přednastavit?

Ano, jednotlivá docházková konta lze zaokrouhlovat: každý záznam, denní součet, měsíční součet na 15, 30 nebo 60 minut.

Je možno převedení části přesčasů do dalšího měsíce a proplácení zbylých přesčasů?

Ano, je to možné.

Je možné nastavení možnosti průchodu jen definovaných osob přes definovanou čtečku?

Ano, lze definovat tzv. přístupové skupiny. Standardně by měla být každá osoba zařazena do některé přístupové skupiny. Parametry přístupové skupiny potom určují, kdy a kde může osoba procházet. Oprávněné osoby (mistr, vedoucí) mají dále možnost definovat tzv. dočasnou změnu přístupové skupiny s určením doby platnosti od – do (např. při nutnosti poslat pracovníka na mimořádnou směnu o víkendu).

Funguje systém ve dvousměnném provozu?

Ano, i v třísměnném provozu. Buď pomocí pevně definovaného rozvrhu – např. sudý týden ranní směna, lichý týden odpolední směna nebo kombinace pro libovolný počet dnů. Nebo definice tzv. alternativních směn – podle doby přítomnosti systém rozhodne, o jakou směnu se jedná.

Existuje možnost doplnění před exportem do mezd zvolených hodnot, např. prémie, odměny, zálohy na mzdy, odpočet příspěvku zaměstnance na stravenky?

Ano, jedná se o tzv. doplňkové složky mzdy. Lze vstupovat ručně nebo automaticky importovat ze souboru.

Lze mít automaticky předdefinované některé výstupy a tisky sestav jako např. spočítání procenta absence za určitý měsíc, množství hodin nepřítomnosti za celou firmu dle druhu (nemoc, lékař,..)?

Výstupy formou součtů evidovaných údajů ano, ostatní vyžadující zvláštní výpočet můžeme doplnit dle konkrétních požadavků. Je k dispozici přehled pracovních neschopností – nemocí, nepracovních a pracovních úrazů pro potřeby Českého statistického úřadu.

Jak funguje záloha v případě havárie počítače, na kterém jsou data docházky uložena?

Záložní soubor by měl být uložen na jiném počítači, případně na výměnném médiu – umístění lze definovat v parametrech automaticky prováděného zálohování.

Po opětovném zprovoznění počítače se provede nová instalace docházkového systému a do ní se obnoví údaje ze zálohy. Záloha obsahuje nejen údaje o docházce, ale i veškerá nastavení. Průchody, které nebyly kvůli havárii dosud zpracovány a zůstaly v paměti docházkového terminálu, budou po obnovení systému automaticky zpracovány obvyklým způsobem.

Lze z programu tisknout na síťové i lokálně připojené tiskárny?

Ano, podobně jako z jiných programů pro systém Windows.

Jaký je postup v případě aktualizací programu – pokud se jedná o stažení aktualizací z Internetu, je tento úkon uživatelsky nenáročný nebo je třeba zásah specialisty PC?

Aktualizace jsou k dispozici na webových stránkách a jsou tvořeny dvěma instalačními soubory (jeden pro serverovou část, druhý pro klientskou část). Aktualizace se provede pouhým spuštěním těchto souborů na serveru a potvrzením provedení instalace. Jednotlivé klientské instalace v počítačové síti se aktualizují automaticky při nejbližším spuštění – není tedy nutné obcházet všechny počítače. Jedná se tedy o úkon uživatelsky nenáročný, na webových stránkách je navíc k dispozici podrobný popis krok za krokem, jak aktualizaci provést.

Lze automaticky vypočítávat počet dnů, ve kterých má pracovník nárok na příspěvek na stravné (např. nárok na příspěvek vzniká při odpracování alespoň 4 hodin)?

Tento požadavek lze např. řešit definicí tzv. doplňkového konta s typem výpočtu "počítadlo dnů". Vypočítaný počet dnů je v případě potřeby možné násobit definovanou sazbou. Ve výsledku tedy může Docházkový systém vypočítat nejen počet dnů, ale i celkovou částku za stravné.

Validní XHTML 1.0 a CSS. Design © Blue Beret 2006–2008