Propojení se systémem Bakaláři

Ve spolupráci s tvůrci systému Bakaláři bylo připraveno oboustranné propojení mezi přístupovým a docházkovým systémem Z-WARE a systémem Bakaláři.

Import údajů žáků a učitelů ze systému Bakaláři

Přístupový a docházkový systém Z-WARE získává veškeré potřebné údaje žáků a učitelů ze systému Bakaláři. Import údajů do systému je po prvotním nastavení zcela automatický. Odpadá tedy nutnost zadávat nové osoby a změny osobních údajů již evidovaných osob do obou systémů. Automatické provádění importu osob lze nastavit s libovolnou periodou – např. 1x denně, každých 5 minut, každou hodinu atd.

Export záznamů o docházce do systému Bakaláři

Do modulu Třídní kniha systému Bakaláři jsou z docházkového systému předávány údaje o průchodech osob přes docházkové snímače či terminály, zejména informace o příchodu a odchodu. Díky tomu je možné v elektronické třídní knize sledovat aktuální přítomnost žáků ve škole.

Do datových tabulek systému Bakaláři jsou předávány veškeré dostupné informace o průchodech tj. např. i otevření dveří pomocí čipu, odchod z budovy během vyučování apod. Rodiče pak mohou pomocí Webové aplikace systému Bakaláři zkontrolovat docházku svého dítěte a odhalit tak např. pozdní příchody nebo záškoláctví.

Předávání informací o docházce je opět po prvotním nastavení zcela automatické a probíhá ve zvolených časových intervalech. V tomto případě je vhodné volit kratší časový interval (řádově minuty), aby byly údaje o docházce v systému Bakaláři co nejaktuálnější.

I přes výše uvedená propojení jsou oba systémy (Bakaláři a Přístupový a docházkový systém Z-WARE) na sobě nezávislé. V případě výpadku nebo nedostupnosti jednoho systému funguje druhý systém bez omezení, pouze nebudou dočasně k dispozici data z nedostupného systému. Po odstranění příčiny nedostupnosti budou přenosy dat automaticky obnoveny a dojde k exportu/ importu dosud nepřenesených údajů.

Technický popis – import údajů žáků a učitelů

Při importu osob ze systému Bakaláři přistupuje Docházkový systém Z-Ware přímo do databáze Bakaláře. V případě Bakaláře pracujícího s daty v tabulkách .dbf je přístup prováděn na souborové úrovni do tabulek zaci.dbf a ucitele.dbf. U Bakaláře s daty na SQL serveru přistupuje Docházkový systém k datovým tabulkám Bakaláře přes ODBC rozhraní.

Kromě základních osobních údajů (jméno, příjmení, adresa, třída, …) každé osoby se do speciálního pole tabulky osob Docházkového systému ukládá tzv. interní kód osoby. Interní kód je jedinečný údaj generovaný systémem Bakaláři uložený v datové větě osoby (žáka i učitele). Pomocí interního kódu Docházkový systém mj. při importu odlišuje existující osoby od nově evidovaných osob.

Technický popis – export záznamů o docházce

V databázi systému Bakaláři jsou pro předávání údajů o docházce vytvořeny dvě speciální datové tabulky. První tabulka slouží jako číselník zařízení, přes která je možné pomocí docházkového čipu/ karty zaznamenat průchod – jde o docházkové terminály, snímače, zámky apod.. Zároveň jsou v tomto číselníku označena tzv. hlavní zařízení, což jsou zařízení, která slouží pro označení začátku a konce přítomnosti ve škole/budově. Např. zámek otevírající dveře šatny nebude označen jako hlavní zařízení, protože průchod přes něj neznamená změnu stavu přítomnost/nepřítomnost. Tabulku zařízení automaticky udržuje plně automaticky Docházkový systém, obsluha ani správce systému s ní nepřijde do styku. Zde je popis tabulky zařízení uveden jen pro úplnost.

Průchody zaznamenané přiložením čipu/karty jsou z Docházkového systému exportovány do další speciální tabulky databáze systému Bakaláři. Každý záznam o průchodu obsahuje datum a čas, směr (příchod/odchod), zařízení (terminál/snímač/zámek) a interní kód osoby. Údaje o průchodech potom využívá systém Bakaláři při zobrazení přítomnosti v modulu Třídní kniha a při zobrazování průchodů osob ve Webové aplikaci.

Docházkový systém si vnitřně uchovává informaci o posledním exportovaném průchodu a při dalším exportu tak do tabulky systému Bakaláři zpracovává jen nové dosud neexportované průchody. Zároveň je možné v parametrech exportu nastavit maximální přípustné stáří záznamů o průchodech (počet dnů). Je-li parametr nastaven, odstraňuje Docházkový systém z tabulky průchodů systému Bakaláři průchody starší než zadaný počet dnů.