Kniha návštěv

Modul slouží k evidenci návštěv a nahrazuje papírovou „knihu návštěv“. Pracovník vrátnice/recepce každou příchozí návštěvu zaznamená do knihy návštěv a při jejím odchodu zaznamená konec návštěvy. V počítačové síti je tak k dispozici okamžitý přehled o počtu „cizích“ osob pohybujících se v areálu firmy. Přehled návštěv je přístupný (pro prohlížení) všem uživatelům z programu Docházka M.S.O. Klient a z webového rozhraní. Změny (zápis a ukončení návštěv, opravy a mazání údajů návštěv) mohou provádět jen uživatelé s oprávněním „zápis“ pro modul „Vrátnice“.

K dispozici je uživatelsky definovatelný číselník typů návštěv. Vnitřní typy jsou:

  • návštěva – standardní návštěva, cizí osoba nebo skupina osob v areálu firmy nebo školy
  • rezident – vstup nebo vjezd osoby pracující nebo bydlící v areálu školy, např. cizí osoby s povolením vstupu nebo vjezdu
  • výjezd služebního vozidla – výjezd služebního vozidla na služební cestu, začátkem záznamu je odjezd, očekává se návrat (příjezd) zpět do areálu
  • zapomenutý čip – záznam příchodu a odchodu pracovníka, který zapomněl docházkový čip. Začátek a konec „návštěvy“ může být automaticky zapsán do záznamů docházky osoby jako standardní průchod (lze nastavit v konfiguraci systému)

V definici typu návštěvy lze určit, zda bude možné návštěvě přidělit návštěvnický čip, zda se bude tisknout poučení atd. Dále je možné určit barvu písma a pozadí, kterou se budou v přehledu zobrazovat ukončené a neukončené záznamy určitého typu.

Zápis návštěvy

  • Typ záznamu – výběr typu návštěvy z výše zmiňovaného číselníku typů. Obsah formuláře se přizpůsobí zvolenému typu (např. při zápisu návštěvy typu zapomenutý čip se pouze vybírá osoba z evidence). Jméno a/nebo firmu návštěvy či rezidenta lze zapsat přímo z klávesnice nebo vybrat z již existujících záznamů o návštěvách za poslední rok, což lze s výhodou použít pro rychlý zápis opakované návštěvy.
  • Příchod – datum a čas příchodu, předvyplněno je aktuální datum a čas.
  • Odchod – datum a čas odchodu, u nové návštěvy, která dosud trvá, se ponechává prázdné, bude automaticky vyplněno při ukončení návštěvy.
  • Jméno návštěvy – lze zapsat novou osobu nebo vybrat ze seznamu dříve evidovaných návštěv (výběr stiskem klávesy F4 nebo tlačítkem vedle pole). U opakovaných návštěv tedy není nutné údaje vypisovat.
  • Počet osob – počet osob návštěvy, jedná-li se o skupinu. Pokud je zadán větší počet než 1, zpřístupní se pole „Spolucestující (další osoby)“
  • Firma návštěvy – volitelně lze zadat firmu návštěvy. Je-li v předchozím kroku vybráno jméno návštěvy ze seznamu dříve evidovaných návštěvy, je automaticky předvyplněna i firma návštěvy podle údajů předchozí návštěvy. Lze provést výběr firmy ze seznamu dříve evidovaných návštěv
  • Registrační značka vozidla – poznávací/registrační vozidla, kterým návštěva vjíždí do areálu nebo kterým pracovník odjíždí na služební cestu 
  • Přidělený čip nebo identifikační karta – pokud to definice typu návštěvy povoluje, lze zde provést výběr ze seznamu předem připravených speciálně označených „osob“. Návštěva potom získává přístupová práva, která má přidělena zmiňovaná fiktivní osoba, která může mít přiděleno i více čipů.
  • Tisknout poučení – je-li v konfiguraci systému na záložce „Vrátnice“ definován typ poučení a povoluje-li to definice typu návštěvy, lze zapnutím této předvolby zajistit tisk poučení pro návštěvu. Tisk je proveden bezprostředně po uložení údajů návštěvy. Tisknout lze např. předem připravený dokument obsahující speciální značky, místo kterých se doplní skutečné údaje o návštěvě. Seznam těchto značek je uveden v popisu Konfigurace systému
  • Navštívená osoba nebo Jiný cíl návštěvy – z evidence osob lze vybrat navštívenou osobu nebo zapsat libovolný jiný cíl (důvod) návštěvy. Při výběru osoby lze jednoduše ověřit, zda je přítomen. Také se zobrazuje telefonní číslo osoby (je-li v docházkovém systému udržován telefonní seznam) a pracovník vrátnice/recepce může navštívenou osobu telefonicky informovat o návštěvě. Je-li vybrána navštívená osoba, není přístupné pole Jiný cíl návštěvy a naopak. Nelze tedy současně vybrat navštívenou osobu a zadat cíl návštěvy. Cíl návštěvy lze opět vybrat z již existujících záznamů o návštěvách.
  • Poznámka – záznam o návštěvě je možné doplnit o libovolné textové poznámky.
  • Upravovat zadané texty – předvolba se netýká přímo zapisované návštěvy, ale ovlivňuje chování programu při zápisu. Je-li zapnutá, odstraňují se ze zadaných textů dvojité mezery a text se automaticky převádí na velká písmena.

Přehled návštěv

Evidované návštěvy jsou zobrazeny v přehledu. Jednotlivé řádky jsou zobrazovány pomocí barev definovaných pro jednotlivé typy návštěv, lze nastavit různé barvy pro ukončené a neukončené návštěvy. V horní části okna s přehledem lze nastavit rychlý filtr zobrazovaných údajů. V přehledu lze mj. opravovat/kopírovat údaje návštěv, zapsat novou nebo ukončit vybranou návštěvu.

Kniha návštěv_03

Tisk návštěv

Kromě standardních možností filtrování a exportů z Přehledu návštěv je k dispozici modul pro zpracování předdefinovaných tiskových sestav z evidence návštěv. Před vlastním tiskem se provádí výběr (filtrování) údajů – např. období (datum od – do), jméno/firma návštěvy – zde je možné uplatnit „přibližné vyhledávání“, např. tisknout jen údaje, kde firma návštěvy obsahuje určité slovo.

Kniha návštěv_04

Ke stažení
Příloha Size
kniha-navstev.pdf 619.12 KB