Upgrade Docházka 2018 - změny GDPR
Nová verze Docházky M.S.O. - změny GDPR
1) Do části programu Osoby a jejich členění byl přidán modul GDPR obsahující čtyři sekce:
- Souhlasy se zpracováním osobních údajů
- Osobní údaje, které nelze dále zpracovávat
- Evidované údaje
- Uživatelé s přístupem k osobním údajům
Sekce se zobrazují pouze administrátorům a personální správě. Běžní uživatelé do tohoto modulu přístup nemají.
2) V konfiguraci systému byla přidána záložka GDPR, kde je možné nastavit podmínky nebo důvody evidence zpracovávaných osobních
údajů globálně.
nepodléhá GDPR – údaj, který nebude z hlediska GDPR v docházce řešen - nebude sledován v přehledech GDPR jako případný údaj k odstranění.
zákonné/provozní důvody – údaj, který potřebuji pro zajištění provozu systému, plnění smlouvy nebo z jiných zákonných důvodů. Případně pro
výkon moci/státní správy.
vyžadován souhlas – nemám-li platný souhlas, nesmím tento údaj evidovat. Bude sledováno z hlediska GDPR a posuzováno na základě
vyplněného souhlasu u konkrétní osoby.
V konfiguraci je možné zadat také počet let, o který se bude zpracování OÚ ze zákonných důvodů prodlužovat. Uchovávání docházky zaměstnanců může vyžadovat delší archivaci některých osobních údajů z jiných zákonných důvodů i po ukončení pracovního poměru (např. z hlediska nemocenského pojištění po dobu 10 let po skončení pracovního poměru). Proto bude možné si u těchto sledovaných údajů zadat dobu, po kterou musí být data ještě i po skončení PP uchovávána.
Co se týče údajů studentů, např. po skončení studia, záleží na zhodnocení situace v rámci Vaší organizace, zda údaje potřebujete z nějakých dalších důvodů dále uchovávat v programu Docházka nebo nikoliv. Je pak možné studenty/žáky přesunout do útvaru ukončené studium a následně hromadně smazat.
3) V Evidenci osob přidaná záložka GDPR
Na této záložce bude možné evidovat poskytnuté souhlasy. Ty pak lze hromadně dále zpracovávat a prohlížet v sekci Souhlasy se zpracováním osobních údajů. (uvedeno v bodu 1) Zapsané souhlasy se budou vztahovat k polím, které budou mít v konfiguraci systému nastaveno Vyžadován souhlas.
4) V Evidenci osob přidaná modrá ikona GDPR
Pod ikonou GPDR můžete jednoduše dohledat ke konkrétní osobě:
Jedná se o údaje ze sekcí:
5) Všechny evidované osobní údaje lze pro zachování práva na přenositelnost dat pohodlně tisknout nebo vyexportovat např. do MS Excel. Toto lze provést výhradně z modulu GDPR, který se zobrazuje pouze administrátorům a personální správě.
6) Uživatelé s přístupem k osobním údajům - seznam uživatelů majících oprávnění zobrazovat osobní údaje dané osoby - pohodlné zobrazení, tisk a export.
8) Přidání funkce na výmaz osobních dat, která již nemají být z hlediska GDPR dále zpracovávána.
Přidáno tlačítko Odstranit do sekce GDPR - Údaje, které již nelze evidovat. Přístupné je opět pouze pro administrátora a personální správu. Po odstranění se dané údaje přepíšou textem #GDPR#.
Tlačítko Odstranit:
Hláška před odstraněním údajů:
Odstraněné osobní údaje:
Příloha | Size |
---|---|
Nová verze Docházka - GDPR | 972.6 KB |