FAQ - nejčastější otázky a odpovědi

Přidělení čipu osobě

Přiřazení čipů jednotlivým osobám lze provést více způsoby. Velkým usnadněním jakékoliv práce s čipy je Klávesnicová USB čtečka. Tu můžete připojit k Vašemu počítači a čip k ní jednoduše přiložit. Kód čipu se načte do textového pole, ve kterém se nacházíte kurzorem. Čtečka Vám v budoucnu usnadní i odebírání nebo např. vyhledávání čipů. 

Postupné zadávání čipů k osobám :

• Při postupném zadávání čipů potřebujeme buď čtečku a nebo seznam s kódy čipů.

• Při přiřazení postupujeme tak, že otevřeme nabídku Osoby a jejich členění/Evidence osob

• Otevřeme kartu osoby, které chceme přiřadit čip, postavíme se do pole Karta/Čip a přiložíme čip ke čtečce a kód se načte. Osobu můžeme uložit. Pokud nemáme USB čtečku, zapíšeme kód čipu ručně ze seznamu nebo vyčtený a zapsaný kód z terminálu. (lze čipnout na terminálu a čip si zapsat)

• Čip se automatiky zapíše do sekce Evidence čipů a zaznamená se u něj, že je čip vydaný.

Rychlé přidělení čipu osobě. 

Tento povel naleznete v Osoby a jejich členění/Evidence čipů – ikona Rychlé přidělení čipu osobě.

• Zde vyberete ze seznamu jméno osoby a v poli Číslo čipu načtete přes čtečku kód čipu nebo zapíšete dle seznamu ručně.

• Uložíte a čip je přiřazený osobě a je uložený v evidenci čipů jako vydaný.
  
  

Odebrání čipu osobě 

Odebrání čipů k osobám :

• Při odebírání čipů je to velmi jednoduché - mažete. 

• Postupujeme tak, že otevřeme nabídku Osoby a jejich členění/Evidence osob.

• Otevřeme kartu osoby, které chceme odebrat čip, postavíme se do pole Karta/Čip a kód jednoduše označíte, smažete (DEL) a kartu uložíte.

• Čip se v Evidence čipů zaznamená jako volný.
  
  

Rychlé odebrání čipu osobě

Tento povel naleznete v Osoby a jejich členění/Evidence čipů – ikona Rychlé odebrání čipu.

• Zde načtete čip pomocí USB čtečky, případně kód zapíšete ručně a v poli Stav čipu po odebrání zvolíte stav po odebrání např. volný. 

• Uložíte a čip volný. Není evidován u žádné osoby, můžete ho pak přiřadit jiné osobě. 

Hledání čipu

Tento povel naleznete v nabídce Informace a sledování /Hledání čipu

• Zde načtete čip pomocí USB čtečky, kód se načte do pole, kde stojíte kurzorem.
• Po stisku Hledat se zobrazí tabulka se jménem osoby, které čip patří.

Využijte oblíbenou plochu

Vyberte si v jednotlivých sekcích programu ikony, které nejčastěji používáte a spouštíte a přesuňte je do oblíbené plochy dole. Přesun provádíte chytnutím ikony myší a tažením, stejně jako kdekoli ve Windows. Vytvoří se její zástupce a můžete jej využívat pro spouštění přímo z oblíbené plochy. 

Oblíbená plocha je vázána na PC a přihlášeného uživatele. Pokud spouštíte Docházku na různých počítačích, i tam je potřeba si oblíbené ikony nastavit. 

Ukázka: 

Import svátků

Stáhněte si soubor svátků zde

Uložte jej přes pravé tl. myši, např. na plochu.

V Docházce zvolte Správa programu/Import dat – Import svátků a výjimečných dnů, najděte cestu k souboru, potvrďte.

V Parametrech zpracování docházky a doplňků – Svátky a výjimečné dny zkontrolujte, zda se svátky správně naimportovaly. U svátků musí být vyplněno doplňované konto svátek, viz. níže ruční úpravy. Viz. ostatní funkční svátky. 

Pak stačí hromadně přepočítat Zpracování docházky a doplňků – Přepočet docházky, přepočítat jen datum, kdy byl svátek. A zatrhnout přepočítat záznamy docházky, vymazat vygenerované záznamy, provést kontrolní chod. Po přepočtu by se měl svátek v docházkách osob doplnit.

Uživatelské nastavení svátků

Parametry zpracování docházky – Svátky a výjimečné dny. Příklad: najděte, zde velký pátek. Podívejte se, zda je nastaveno, že se má vložit konto svátek – v nastavení svátku spodní část okna – možnost vybrání doplňovaného konta přes žlutou složku vyberete svátek (poznáte případně podle nastavení ostatních funkčních svátků). Pokud tam není, můžete ho vytvořit, např. tím, že zkopírujete jiný funkční svátek a upravíte datum na 10.4.

Pak stačí hromadně přepočítat Zpracování docházky a doplňků – Přepočet docházky, přepočítat jen datum, kdy byl svátek. A zatrhnout přepočítat záznamy docházky, vymazat vygenerované záznamy, provést kontrolní chod. Po přepočtu by se měl svátek v docházkách osob doplnit.

Celodenní záznamy docházky

Jako celodenní záznamy docházky se většinou vkládají docházková konta omlouvající nepřítomnost pracovníka na pracovišti např. dovolená, nemoc, OČR, sick days a další. 

Pokud pracovní na směnu nedorazí, docházka vyhodnotí takovýto záznam mínusem a je potřeba vložit docházkové konto, které absenci na směně omluví. 

Záporné hodnoty v docházce - osoba nebyla v práci: 

Vybrání druhu záznamu docházky, který přidáváte - celodenní: 

Vyplnění dovolené - datumy od - do - výběr konta: 
 

Výsledný záznam v docházce: 

Ruční záznamy docházky

Ruční záznamy docházky je možné zapisovat v Přehledu docházky. 

Např. osoba v ten den zapomněla čip a docházku nahlásila. Je nutné zadat příchod a odchod ručně. V přehledu zvolíte dole vlevo tl. Přidat: 

Zvolíte záznam Normální: 

Vyplníte časy a komentáře příchodu a odchodu a zvolíte uložit: 

Výsledný vložený záznam: 

Tisk zprávy o pracovní době hromadně za útvar

Pokud je přehled docházky zpracovaný, docházka upravená a dokončená, tisknete zprávu o pracovní době. Není nutné tisknout každého zaměstnance zvlášť. V tiskových sestavách si najdete požadovanou variantu zprávy o pracovní době a vyberete útvar (oddělení), za které chcete zprávy o pracovní době vytisknout hromadně. 

Kromě útvarů, je možné tisknout hromadně i pro další oblasti jako jsou Kategorie osob, Modely pracovní doby, do kterých tištěné osoby patří. Zvýrazněno v obrázku červeně.