Docházkové systémy

Docházkový systém jednoznačně identifikuje zaměstnance pomocí karty, čipu, popřípadě biometrických údajů. Docházkový terminál zaznamenává jednotlivé průchody a vlastní uživatelský software je zpracuje a upraví. Konečné výsledky je pak možno přímo importovat do mzdového programu.

Proč zavést tento systém?

Zavedení docházkového systému umožní nahradit tzv. píchací hodiny, docházkové sešity a knihy docházky. Slouží k automatickému snímání a evidenci příchodů, odchodů zaměstnanců, přerušení pracovní doby s následným informačním výstupem pro další využití. Odstraní ruční vyhodnocování podkladů a píchacích karet mistrům, vedoucím pracovníkům a mzdovým účetním. Umožní vedoucím pracovníkům okamžitý přehled o svých podřízených pracovnících. Zlepší využití efektivní pracovní doby pracovníků.

Docházkové systémy

 

Čím se identifikují pracovníci?

  • Identifikace pracovníků je automatizovaná a provádí se bezkontaktními kartami nebo klíčenkami (Proxy, Mifare, Motorola, HID, Cotag, Indala, atd.), čipy Dallas, kartami s čárovým nebo magnetickým kódem.
  • Tyto prvky lze také využít jak v docházkových systémech, tak i v přístupových systémech a stravovacích systémech.

Jak docházkový systém funguje?

Základem docházkového systému je docházkový terminál umístěný na vrátnici, v provozu nebo jiném místě, na kterém zaměstnanci registrují příchody, přerušení pracovní doby, odchody a další docházková konta. Terminál může být propojen s docházkovým software několika způsoby. Nejčastěji je využíváno sériové rozhraní RS-232, RS-485 a dnes asi nejrozšířenější komunikace po síti (TCP/IP – Ethernet). Nově je nyní možno komunikovat i bezdrátově přes Wi-Fi. Rozhraní mezi terminálem a docházkovým softwarem tvoří komunikační SW DRouter. Tento se stará o on-line propojení softwarové a hardwarové části systému. Komunikace v docházkovém systému probíhá oboustranně (do terminálu – nové osoby, bilance, časové zóny, systémové konfigurace, atd. a z terminálu nové průchody). Tato všechna data jsou zpracována, přepočítána a uložena docházkovým SW. Pověření pracovníci si poté dle svých přístupových práv prohlížejí či upravují údaje buďto o všech nebo pouze o svých podřízených. Úpravy probíhají pomocí klientského software nebo přes webové rozhraní například z domova. Docházkový systém je možno rozšířit o přístupové terminály, pomocí nichž se mohou evidovat průchody jednotlivými prostorami, omezit přístupy personálně i v čase. K docházkovému systému mohou být také připojeny turnikety, pomocí nichž se opět vymezí pohyb zaměstnanců.

Uživatelský software pro evidenci docházky

  • Součástí docházkového systému je program Docházka M.S.O. pro Windows, který v evidenci docházky umožňuje:
  • Volitelné zaokrouhlení komentářů se zadanou přesností (5, 10, 15, 30, 60 minut), přičemž zaokrouhlení lze nastavit odlišně pro příchod i odchod.
  • Volitelné zaokrouhlení docházkových kont stejně jako komentářů s možností zaokrouhlit denní součet a každý záznam zvlášť.
  • Nastavení přídavného časového limitu pro příchod na vzdálené pracoviště, převlečení, přípravu pracoviště apod. Limit může být jiný pro příchod i pro odchod, může být nastaven na jednotlivce i na celé skupiny.
  • Víceúrovňový systém přístupových práv v síťové i lokální verzi, lze zakázat nebo povolit přístup k údajům vybraného organizačního útvaru a definovat práva pro prohlížení, úpravu atd., možnost nastavení editace i pro jednotlivá konta.
  • Okamžitý přehled přítomnosti, jednoduchou volbou lze zjistit, zda je vybraná osoba právě přítomná nebo seznam a počet právě přítomných osob vybraného útvaru.
  • Zpětný přehled přítomnosti – zjištění kdo a kdy byl přítomen.
  • Sledování průchodů vybraným terminálem – okamžité zobrazování osob, které prošly zadaným terminálem, možnost filtrace dle data, času a počtu průchodů
  • Hlídání průchodu vybrané osoby – v okamžiku jejího průchodu se zobrazí hlášení, přehraje se zvukový signál.
  • Automatický záznam přestávek (v pevně stanovené době – např. 11:00-11:30 nebo v závislosti na odpracované době – např. po odpracování 4,5 hodiny).
  • Možnost ručního označování přestávek na terminálu.
  • Monitorování ručně provedených změn a oprav, možnost návratu k původním údajům před změnami, přehled kdo a kdy s programem pracoval a jaké operace prováděl.
  • Možnost definování vlastních rozvrhů pracovní doby (směny, nepřetržitý provoz, pružná pracovní doba, pevná pracovní doba, apod.). U pravidelně se opakujících rozvrhů lze nastavit periodu opakování, není tedy nutné rozvrh definovat na celé období.
  • Systém tzv. alternativních směn – pro každý den rozvrhu lze nadefinovat jednu hlavní a až tři alternativní směny. Podle času docházky osoby program rozhodne, na kterou směnu osoba nastoupila.
  • Až čtyř úrovňové členění struktury firmy (podnik, divize, středisko, skupina). Pro každou úroveň struktury je možné zadat individuální nastavení – přídavný časový limit, sledování bilance, standardní model pracovní doby.
  • Definice operací přerušení pracovní doby.
  • Definice docházkových kont včetně nastavení způsobu zaokrouhlení, časového omezení.
  • Automatické ukončování neúplných záznamů (např. odchod k lékaři, na služební cestu bez návratu) s možností automatického dopočtu, dle nastavení (tři časy příchodů, tři časy odchodů, u odchodu možnost dopočtu do úvazku)
  • Automatické generování celodenních záznamů (pracovní neschopnost, vícedenní služební cesta atd.).
  • Individuální definice svátků a výjimečných dnů, u svátku/výjimečného dne lze nastavit, pro který organizační útvar nebo kategorii osob platí. Rovněž je možné určit, které svátky/výjimečné dny se pravidelně opakují každý rok, odpadá tedy nutnost definovat pevné svátky pro každý rok zvlášť, možnost importu svátků na celý rok.
  • Přenos přesčasů (kladné bilance) do následujícího měsíce s možností nastavení maximálního limitu přenášených hodin. Určení doby platnosti přenášených hodin, vyčíslení „propadnutých“ hodin.
  • Automatický výpočet příplatků za práci v noci, v sobotu a neděli, během svátku apod.
  • Rozlišování typů směn – ranní, odpolední, noční, mimořádná a jiná, speciální (9 druhů směn). Automatické výpočty je možné definovat ve vztahu k určité kategorii osob.
  • Schvalování a podepisování údajů oprávněnou osobou před jejich exportem do mezd.
  • Export údajů do mzdového programu s možností definice formátu a struktury dat.
  • Export libovolných dat ze systému do formátu pdf, doc, xls, xml, opt.
  • Import dat z Active directory, ze schránky a z textu.
  • Možnost provozovat docházku přes internetový prohlížeč – sada PHP skriptů pro www servery.
  • Modul vrátnice – možnost evidence návštěv.
  • Modul vozidla pro správu a evidenci údajů o firemních vozidlech.
  • Personální modul – možnost vedení personální agendy jednotlivce.
  • Telefonní seznam.

Co když vypadne elektrický proud? Jak jsou terminály připojeny?

K systému je dodáván záložní zdroj, který umožňuje zachovat plnou funkci docházkového systému po dobu minimálně 24 hodin. Po vybití záložního zdroje se data obsažená v terminálu neztratí, pouze není možné s terminálem komunikovat a používat ho do té doby, než je dodávka elektrické energie obnovena.

Členění z hlediska způsobu připojení

  • On-line – stálé propojení docházkového terminálu a stanice s průběžným přenosem dat oběma směry (každý průchod terminál automaticky po zaznamenání odešle ke zpracování).
  • Off-line – dočasné spojení terminálu a stanice (přenos dat oběma směry jen po dobu připojení, např. modemem, pomocí diskety nebo přenosného počítače).
  • On-line Ethernet – – docházkový terminál komunikuje s PC pomocí Ethernet rozhraní přes protokol TCP/IP. Každý terminál má má poté svoji specifickou IP adresu.
  • Wi-Fi.On-line Wi-Fi – pomocí Wi-Fi modulu lze docházkový terminál připojit k AccessPointu nebo klasické Wi-Fi kartě v jakémkoli PC v síti. Terminál má v této variantě opět svoji specifickou IP adresu a komunikuje přes rozhrani TCP/IP.

Připojení z hlediska vzdálenosti

  • RS 232 – (do 40 metrů) jen pro samostatný terminál
  • RS 485 – (do 1200 metrů)
  • Ethernetu a protokolu TCP/IP (do 100 metrů, terminál má poté svoji IP adresu)
  • Pomocí Wi-Fi (podle členitosti terénu cca 500 metrů)

Co všechno je možno zadávat na terminálu?

  • Na docházkovém terminálu je možno zadávat příchod, odchod, služební cestu, služební pochůzku, oběd, nemoc, paragraf, OČR, návštěvu lékaře, náhradní volno, dovolenou a ostatní dle požadavku organizace. Celkem až 24 typů přerušení.
  • Uložená data o průchodech jsou v terminálu v zálohované SRAM (doba zálohování minimálně 10 let). Velikosti paměti 32KB až 512 KB, což znamená přibližně 4000 až 64000 průchodů.

Požadavky pro SW

  • Minimální: PC, Windows 98, Pentium-Class procesor, 128 MB RAM, 115 MB na disku, Super VGA rozlišení;
  • Doporučené: PC, Windows XP, Procesor 800 MHz a vyšší, 256 MB RAM a vyšší.
  • Konfigurace PC pro server se může značně lišit podle množství zpracovávaných dat v docházkovém systému, počtu současně připojených klientů, typu dat.